Hoe kan u ervoor zorgen dat uw facturen op tijd worden betaald? Heeft u regelmatig het gevoel dat uw klanten de facturen steeds uitstellen tot de laatste dag of de laatste aanmaning voordat men betaald. Heel veel handelaars hebben moeite voor het innen van hun facturen. Hieronder 25 tips om te zorgen dat uw facturen regelmatiger en vlugger worden betaald.
1.
Door uw klanten te laten betalen bij (of zelfs voor) levering (en dus ‘boter bij de vis’ te vragen), vermijdt u dat u later geen betaling ontvangt van uw facturen. Zeker als u producten levert kan u op die manier te werk gaan. Bij de levering van diensten ligt dit wel eens moeilijker. Maak minstens de betalingstermijn zo kort mogelijk.
Tip : overweeg om uw klanten een korting te geven als deze betalen bij levering of als ze dadelijk betalen bij de ontvangst van een factuur. Omschrijf in zulk geval wel duidelijk de voorwaarden die vervuld moeten zijn om van de korting te genieten.
2.
Een andere denkpiste bestaat erin een voorschot te vragen van uw klanten. Behoudens in de wet Breyne (bepaalde soorten van aanneming) zijn er overigens geen wettelijke maxima waarboven voorschotten niet mogen gaan. Wil u een voorschot vragen dan dient u dat wel expliciet met de klant overeen te komen.
Tip : gaat de klant betalen in meerdere schijven (zoals bv. bij sommige aannemingsovereenkomsten) voorzie dan dat het voorschot zal worden aangerekend op de laatste schijf die de klant verschuldigd is.
3.
Voor de ‘dagdagelijkse’ contracten die u afsluit zorgt u best voor goede algemene voorwaarden (de zogenaamde kleine lettertjes op de achterzijde van de factuur). Zorg ervoor dat de klant deze voorwaarden ook aanvaardde (zet ze bv. ook op de bestelbon die u laat ondertekenen door de klant). In de algemene voorwaarden kan u bv. aangeven welke intresten en schadevergoeding de klant verschuldigd is als deze niet op tijd betaalt.
Tip : zorg dat uw algemene voorwaarden zijn opgemaakt op maat van uw bedrijf. Stel ze niet samen via knip- en plakwerk maar laat ze opmaken door een specialist (bv. advocaat) met kennis van zaken.
4.
Wil u met een klant, een leverancier of opdrachtgever een belangrijk (specifiek en van uw standaardovereenkomsten afwijkend) contract afsluiten, laat dan een contract op maat opstellen. Stelt uw contractspartij een ontwerp voor, neem dat dan grondig door. Teken het maar als u zeker bent met de volledige inhoud van het contract akkoord te kunnen gaan en alle verplichtingen te kunnen en willen nakomen.
Tip : bij de opmaak van het contract neemt u best zelf het initiatief. Contracten worden namelijk veelal opgemaakt in het voordeel van wie het initiatief neemt. Zelf ‘de pen houden’ is dus de boodschap.
5.
Levert u producten aan uw klanten, neem dan in uw algemene voorwaarden of in uw maatcontracten een zogenaamd eigendomsvoorbehoud op. Dit houdt in dat u onder bepaalde voorwaarden uw producten kan terugvragen en -halen als uw klant niet betaalt. Op die manier recupereert u tenminste al datgene wat u leverde.
Tip : neemt u een eigendomsvoorbehoud op voorzie dan wel dat het risico dat verband houdt met de producten al overgaat op het moment van de levering.
6.
Gaat het om overeenkomsten die grote bedragen betreffen, doe dan voorafgaand een onderzoek naar de financiële toestand van uw klant. Ga na of die voldoende solvabel is om het contract ook te kunnen uitvoeren. Door de balans van de klant te raadplegen op de website www.nbb.be kan u alvast een eerste aanwijzing krijgen.
Tip : u kan een beroep doen op een handelsinformatiekantoor (bv. Graydon) om een meer volledig beeld te krijgen over de financiële toestand van een mogelijke klant.
7.
U kan aan uw klant eventueel ook waarborgen vragen. Een waarborg die daarbij bijzonder geschikt is is een zogenaamde bankgarantie. Indien de klant in zulk geval zijn verplichtingen niet nakomt, kan u vragen dat de bank u betaalt.
Tip : vraag hierbij om een zogenaamde ‘abstracte’ bankgarantie. Lees tevens grondig de voorwaarden na waaronder u de garantie kan claimen.
8.
U zou bv. ook kunnen vragen dat iemand zich voor uw klant borgstelt. Hou er daarbij wel rekening mee dat de wetgever een bijzondere bescherming voorziet voor de zogenaamde kosteloze borg. De kans dat die mee vrijuit gaat als uw klant failliet gaat is overigens reëel.
Tip : wil u werken met een borgstelling, zorg dan voor een degelijke borgtochtakte. Laat die opstellen door een specialist. Weet overigens dat een borgstelling van een zogenaamde kosteloze borg moet voldoen aan strikte wettelijke voorwaarden.
9.
Blijft een factuur onbetaald op de vervaldag, reageer dan tijdig. Stuur uw klant in eerste instantie een vriendelijke brief waarin u hem vraagt alsnog het nodige te doen. De kans is namelijk niet onbestaande dat het gaat om een vergetelheid of dat de klant de factuur niet eens ontving of verkeerd klasseerde.
Tip : zorg voor een goede opvolging van uw openstaande facturen. Probeer binnen de week na het bereiken van de vervaldag uw klant aan te schrijven om hem de factuur in herinnering te brengen.
10.
Krijgt u na een eerste (vriendelijke) herinnering nog geen betaling van uw factuur, bel dan uw klant op. Een dergelijk telefoontje kan wonderen doen. Doordat uw klant u persoonlijk aan de lijn krijgt kan die geneigd zijn alsnog te betalen. Of mogelijks verneemt u wel wat de (al dan niet tijdelijke) problemen zijn van uw klant die er voor zorgen dat hij niet betaalt.
Tip : het kan interessant zijn dit telefoongesprek te bevestigen via bv. een fax (met verzendbewijs). Dit kan bv. nuttig zijn als uw klant zegt de factuur niet te betwisten en beloftes doet voor de betaling ervan.
11.
Helpt een vriendelijke herinnering niet en heeft ook uw telefoontje geen succes, stuur dan een aangetekende aanmaning aan uw klant. Ook hiermee wacht u best niet te lang.
Tip : het heeft geen zin meer dan één aangetekende aanmaning te sturen. Helpt ook uw aangetekend schrijven niet, dan geeft u maar beter de zaak uit handen aan een andere instantie.
12.
In dit aangetekend schrijven kan u meteen intresten en een schadevergoeding wegens laattijdige betaling vragen. Het bedrag hiervan kan u terugvinden in uw algemene voorwaarden.
Tip : hebt u niets overeengekomen met uw klant, dan kan u eventueel ook een beroep doen op de wet inzake laattijdige betaling in handelstransacties.
13.
Vraagt uw klant om een afbetalingsregeling en bent u het daarmee eens, dan zet u deze regeling best ook op papier en laat u ze ondertekenen of bevestigen door de klant. Voorzie daarbij dat uw klant u wel intresten verschuldigd is op het nog niet betaalde gedeelte.
Tip : voorzie meteen dat als uw klant zich niet houdt aan de afbetalingsregeling het integrale saldo dadelijk opeisbaar wordt.
14.
Betwist uw klant uw factuur om één of andere reden (bv. hij vindt het gevraagde bedrag te hoog of is niet tevreden van uw prestaties of van het geleverde product) reageer dan dadelijk op dit schrijven. Doet u dit niet dan zou men u later wel eens kunnen verwijten het schrijven niet te hebben geprotesteerd en daarmee ook akkoord te zijn gegaan.
Tip : beperk u niet tot een mondelinge reactie maar reageer op een manier die u later ook kan bewijzen (bv. een aangetekende brief of (minder goed) een fax met verzendingsbewijs).
15.
Is de betwisting van uw klant (deels) terecht, dan is het vaak beter een commerciële regeling te treffen dan een procedure te starten. Indien uw klant akkoord gaat met een dergelijke regeling zet u die best ook op papier en ondertekent u ze beiden. Zorg minstens voor documenten (bv. mailverkeer) waaruit het akkoord blijkt.
Tip : voorzie in de overeenkomst meteen dat de regeling die u trof impliceert dat de klant uw factuur niet verder kan betwisten en zich engageert om tot betaling van een gedeelte van uw factuur over te gaan.
16.
Werkt u aan een uurtarief dat u factureert, laat uw klant dan liefst dagelijks de gepresteerde uren voor akkoord aftekenen. Op die manier vermijdt u dat er later discussies over het aantal gepresteerde uren ontstaan.
Tip : lukt dat niet, stuur dan op geregelde basis een overzicht van de gepresteerde uren aan uw klant. Indien deze die uren niet protesteert kan u dat later bij een discussie als een argument in uw voordeel gebruiken.
17.
Indien u uw facturen uit handen geeft kan u vooreerst terecht bij een incassobureau. Deze bureaus dienen zich te houden aan bepaalde spelregels. Maak wel duidelijke afspraken over wat hun tussenkomst u gaat kosten.
Tip : weet dat een incassobureau geen specifieke bevoegdheden heeft. Zo kunnen zij bv. zelf geen dagvaardingen uitbrengen of u vertegenwoordigen voor een rechtbank. Hiervoor dient een beroep te worden gedaan op een gerechtsdeurwaarder of advocaat.
18.
U kan ook een beroep doen op een gerechtsdeurwaarder. Een gerechtsdeurwaarder kan daarbij niet alleen een dagvaarding uitbrengen maar kan bv. ook een aanmaning sturen.
Tip : een brief van een gerechtsdeurwaarder maakt wel eens meer indruk op uw klant dan deze van een incassobureau.
19.
Verder kan u zich richten tot een advocaat. Deze kan niet enkel een aanmaning versturen, een dagvaarding redigeren (en laten uitbrengen door een gerechtsdeurwaarder) maar u tevens vertegenwoordigen voor de rechtbank.
Tip : u kan met een advocaat concrete afspraken maken over het ereloon dat u deze verschuldigd bent. Hierbij kan een soort abonnement worden overeengekomen met interessante voorwaarden. Een systeem van ‘no cure, no pay’ is naar Belgisch recht evenwel niet mogelijk.
20.
Gerechtelijke procedures hoeven overigens niet altijd lang te duren. Door conclusietermijnen vast te laten leggen kan een zaak vaak binnen een redelijke termijn worden behandeld.
Tip : voor niet ernstig betwiste facturen kan men zelfs aan de rechtbank vragen de zaak op de inleidende zitting te behandelen.
21.
Los van een dagvaarding alleen zou u eraan kunnen denken ook een bewarend beslag te leggen op de goederen van uw debiteur. U mag dit echter niet gebruiken als pressiemiddel. Zo kan u bv. een bewarend beslag leggen op de bankrekeningen van uw klant.
Tip : voor een bewarend beslag onder derden (bv. op de bankrekeningen van uw klant) hoeft u overigens niet noodzakelijk de toestemming te hebben van de beslagrechter. U kan zulk beslag bv. laten leggen op basis van facturen. Een gerechtsdeurwaarder kan voor u het nodige doen.
22.
Komt uw klant zijn verbintenissen opzichtens u niet na, dan kan u, als u zelf nog bepaalde zaken dient te doen of leveren, u eventueel beroepen op de zogenaamde exceptie van niet-uitvoering. U kan dan onder bepaalde voorwaarden uw eigen prestaties opschorten tot uw klant zijn verplichtingen nakomt.
Tip : u hebt deze mogelijkheid zelfs als die niet expliciet in de overeenkomst vermeld staat. Kijk voor u zich hierop beroept wel na of alle vereisten om dit te doen vervuld zijn.
23.
Eenzijdig een einde maken aan een overeenkomst omdat uw klant zijn verplichtingen niet nakomt is uit den boze. Tenzij er een uitdrukkelijk ontbindend beding in de overeenkomst staat moet u langs de rechtbank passeren om de ontbinding van de overeenkomst te laten uitspreken.
Tip : in uitzonderlijke gevallen kan u wel overgaan tot een zogenaamde buitengerechtelijke ontbinding van de overeenkomst. Doe dit echter alleen maar na het advies van een advocaat te hebben ingewonnen.
24.
Gaat uw klant failliet, doe dan tijdig aangifte van schuldvordering in het faillissement. U vindt de termijn waarbinnen dit moet gebeuren terug in het staatsblad.
Tip : in de aangifte dient u tevens de eventuele voorrechten waarover u beschikt te vermelden. Denk daarbij bv. aan het voorrecht van de onbetaalde verkoper.
25.
Het juridische is één zaak; het commerciële een andere. Beide staan soms loodrecht tegenover elkaar. Indien u zaken wil doen zijn voorgaande principes, tips en vuistregels zeker niet altijd ‘haalbaar’.
Tip : het is dan ook zaak een juist evenwicht te vinden tussen het commerciële en het juridische. Hoe liever u een bepaalde transactie wil doen, hoe meer concessies u desgevallend op het juridische zal dienen te doen.
Bron: (www.ra-advocaten.be)
